コンペ自体を幹事さんが立ち上げるわけではないと思います。毎年、毎月と定期的に行なっているのであれば、代表者がいるわけで、代表者と重要なメンバーと連絡を取り合いまたは直接会って決めることになります。直接会うと意思の疎通を図れます。 決めることは以下になります。
開催日
基本的に参加するであろうメンバーの休日に開催することになります。大規模なコンペになると参加人数分の組数を予約できないこともありますので、できるだけ早めに開催日を決めることが大切です。
場所（ゴルフ場）
一般的には地元のゴルフ場を使うことになると思います。他県や離れた場所のゴルフ場を利用する場合は、ゴルフ場へのアクセス方法まで含めて調べておきたいところです。
大まかな参加人数の把握
大まかな参加人数がわからないとゴルフ場に組数を伝えることができません。ゴルフ場には当日キャンセルが出るかもしれませんが、多めに伝えておくようにしておきましょう。もしも大きな内容に変更があるようなら、すぐにゴルフ場に連絡してください。多少の変更であれば「当日ゴルフ場についてから連絡します。」と断っておけばゴルフ場側も安心です。
普通はキャンセルが出るのですが、稀に増えてしまうことがあります。それも当日！そんなときはとても困ります。一人増えただけでも数組の変更が生じることもあります。そのようなことが実際に起こったので、必ずいくつかの組で3人組を入れるようにしました。「減る分は構わないが増えたら困る！」ということです。突然、当日都合が付いたとかで来てもらうと迷惑なのです。しかもそんな人に限って、「あいつとはいっしょにラウンドしたくない」ってお互い主張します。
こんなときも幹事の役割です。幹事の組は3人組にしておきましょう。このような方のために空けておきましょう。ラウンド自体楽しむことは諦めましょう。また、ほかの3人組も幹事補佐がいるのであればそこも空けといたほうがいいですね。何が起こるかわからないのがゴルフコンペです。
スタート時間
スタート時刻は当然ゴルフ場と連絡を取りながら行なうことになります。大規模なコンペになるとゴルフ場から提案があるはずです。また、いくつかのパターンが提案された場合は代表者と協議の上決めることにしましょう。
個人的には早い時間がおススメです。遅い時間のスタートではコンペ後の集計や表彰式の時間が押します。早いスタート時間が予約できると時間に余裕ができますし朝の渋滞を回避できます。ただ、朝早すぎると参加者の集まり（遅刻）が心配になりますので、できるだけ早く集まるように呼びかけることが大切です。
定期的にコンペをしていると誰が遅刻するのか予想がつくものです。そんな人にはいっしょにゴルフ場へ来る人まで決めてしまうこともありです。もしも遅刻常習者をコンペ運営側へ引き込むことができるのであればそうしたいところです。遅刻することはなくなります。
スタート時間には、「アウト・イン側、何時何分スタート」まで書くことになります。
集合時間
集合時間はスタート時間から逆算して計算します。一般的には最低でもスタート時刻の1時間前には受付を済ませることができるような計画を立てることがよいでしょう。参加者がゴルフ場についてからの行動を考えてみると以下の通りです。
- コンペの受付
- ゴルフ場の受付
- 着替え
- ショット練習
- パッティング練習
- 同伴者との顔合わせ
- キャディーさんからの注意事項
- クラブやボールの確認
- スタート
簡単に考えてもこれだけあります。朝食をとるのであれば、もっと早く来てもらわなければなりませんが、これは参加者の常識的な部分になります。コンペに迷惑をかけないように心がけて欲しいものです。
話は変わりますが、小さなコンペには旅行がつきもの！御旅程表まで作らされます！